Déclaration de respect de la vie privée à l’égard des données personnelles des élèves, parents ou responsables légaux.

1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées à l’occasion du cursus scolaire. L’intégration de technologies numériques dans ce cursus éducatif engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous.

2. Que signifie traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

3. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres de notre personnel. Ceux-ci sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

4. Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant au ou en utilisant le site internet de l’école en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

5. Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

• Soit sur base de votre consentement 
• Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier.
• Soit en vertu d’une obligation légale
• Soit le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique
• Soit le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement

Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :

Identification générale et informations de contact

Coordonnées des parents et de l’élève : noms ; adresse ; e-mail et téléphone ; genre ; état matrimonial des parents ; date et lieu de naissance de l’élève ; parcours éducationnel et formation de l’élève ; professions des parents, composition de famille, dossiers scolaires ; photos …

Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales

Numéro de passeport ou d’identité, registre national, …

Information financières

Numéro de compte de bancaire et autres informations financières (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.)

Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement

Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance(s) que vous auriez souscrite, souscription aux services offerts par l’école.

6. Finalités que nous poursuivons 

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

> Gestion administrative : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Communauté Française. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.

Nous devons également transférer certaines données à la Communauté Française dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.

> Gestion pédagogique et missions de l’enseignement : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.

Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, factures, assurances, etc.)

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et est strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (par exemple : location de livres, lieu de stages, excursions, informations sur l’enseignement supérieur)

Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises au centre PMS et au centre PSE avec qui nous sommes conventionnés. Vos coordonnées seront également transmises à l’asbl Murs en Couleurs.

Les fiches d’inscription de l’élève ne contiennent que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité et ne seront transmises qu‘en vertu d’une obligation légale ou en cas de nécessité à des secours d’urgence.

7. Base légale de traitement

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle le solde, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

8. Droit à l’image

Il se peut que les élèves de l’école soient photographiés ou filmés dans le cadre des activités pédagogiques. Ces données ne seront utilisées que dans un cadre pédagogique ou de formation.

Il paraît important de souligner que notre école est particulièrement attentive au respect de la personne de chaque enfant au travers de la diffusion de son image : les enfants qui apparaissent sur les images –le plus souvent en compagnie d’autres enfants- ne sont jamais nommés. Enfin, il faut préciser que notre projet échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire.

9. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit par exemple de :

• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

10. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

11. Sécurité

 Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données Personnelles pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Quand notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

12. Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées s’il échet.

En cas de question, contactez le Délégué à la Protection des Données de la Felsi à l’adresse dpo (at) felsi.eu